Contratos, pedidos de compra, comprovantes de entrega e registros da operação podem ser determinantes para definir a estratégia de cobrança de uma dívida empresarial

Por Leandro Melo Braz da Silva

Uma empresa pode ter um crédito legítimo e, ainda assim, enfrentrar dificuldades para recupará-lo judicialmente. Em muitos casos, o problema não está na existência da dívida, mas na capacidade de demonstrar, por meio de documentos, como aquela obrigação foi constituída e cumprida.

Contratos, pedidos de compras, notas fiscais, comprovantes de entrega, ordens de serviço, termos de aceite, e-mails e outros registros da relação comercial formam a base documental que permitirá reconstruir a operação caso o pagamento não aconteça.

Por isso, a recuparação de um crédito começa antes da inadimplência. A forma como a empresa contrata, registra e preserva os documentos, pode influenciar as alternativas disponíveis para a cobrança e o nível de discussão que será necessário enfrentar no processo.

O crédito existe. Mas a empresa consegue prová-lo?

Quando uma operação comercial funciona normalmente, os documentos costumam ser tratados como parte da rotina adminitrativas. A situação muda quando o cliente deixa de pagar.

Nesse momento, o jurídico precisa conseguir responder perguntas básicas: o que foi contratado? Qual era o valor? O produto foi entregue ou o serviço foi prestado? Houve aceite? Quando a obrigação venceu? O devedor reconheceu a dívida?

Quanto mais completa for a documentação, maior será a capacidade de demonstrar a sequência da operação e de sustentar a estratégia jurídica adequada.

A simples existência de uma nota fiscal ou de cobranças encaminhadas por e-mail, por exemplo, nem sempre será suficiente para demosntrar todos os elementos necessários à recuperação do crédito.

A documentação pode influenciar a estratégia de cobrança

A legislação prevê diferentes instrumentos para a recuparação judicial de créditos, e a documentação disponível é um dos elementos que ajudam a determinar qual caminho poderá ser utilizado.

Quando existe um título executivo extrajudicial que preencha os requisitos legais, a execução pode permitir ao credor partir diretamente para a cobrança judicial do débito, sem a necessidade de uma ação de conhecimento prévia.

Em outras situações, existe prova escrita da obrigação, mas sem eficácia executiva. Nesse caso, a ação monitória pode ser uma alternativa para buscar a constituição de um título executivo judicial.

Quando a documentação não é suficiente para essas vias ou existe controvérsia relevante sobre a própria relação jurídica, pode ser necessário recorrer ao procedimento comum, com maior espaço para a produção de provas.

A questão, portanto, não é apenas escolher o procedimento mais rápido. A estratégia de recuperação começa na documentação produzida durante a operação comercial. 

Onde as empresas mais perdem força

A deficiência documental pode gerar consequências que ultrapassam o trabalho da elaboração da petição inicial.

Uma documentação inadequada pode exigir maior produção de provas, aumentar os custos da discussão e prolongar o tempo necessário para chegar a uma solução.

Também pode abrir espaço para questionamentos sobre a própria dívida: se o contrato foi efetivamente celebrado, se a mercadoria foi entregue, se o serviço foi prestado, se houve aceite ou se o valor cobrado corresponde ao que foi contratado.

Há ainda um aspecto patrimonial.

O tempo é relevante para a recuperação de crédito. Enquanto uma dívida permanece inadimplida, o devedor pode acumular outras obrigações, enfrentar dificuldades financeiras ou sofrer medidas de outros credores.

Por isso, preservar adequadamente a documentação também é uma forma de reduzir riscos relacionados à recuperação do patrimônio.

A força da prova está no conjunto

Não existe necessariamente em único documento capaz de resolver toda a questão.

A força probatória costuma estar no conjunto que permite reconstruir a operação do inicio ao fim: a contratação, execução, entrega ou prestação do serviço, faturamento, vencimento e inadimplento.

Por isso, a empresa deve manter organizados documentos como:

• contratos e instrumentos de confissão de dívida;
• pedidos ou ordens de compra;
• notas fiscais e documentos relacionados ao faturamento;
• comprovantes de entrega;
• termos de aceite e medições;
• ordens de serviços;
• e-mails e demais comunicações comerciais;
• protestos e documentos relacionados ao título, quando aplicáveis.

O objetivo não é simples acumular documentos, mas garantir que eles possam ser localizados e relacionados entre si quando forem necessários.

A recuperação de crédito começa antes da inadimplência

Uma política eficiente de recuperação de crédito não começa quando a dívida chega ao departamento jurídico.

O comercial deve estruturar adequadamente a contratação. A operação precisa registrar a entrega do produto ou a prestação do serviço. O financeiro deve preservar os documentos relacionados à operação e ao pagamento. E o jurídico deve ser envolvido quando necessário para estruturar mecanismos que aumentem a segurança da relação comercial. 

Essa integração pode reduzir o espaço para controvérsias caso o pagamento não ocorra.

No fim, proteger a documentação é também proteger a capacidade da empresa de recuperar aquilo que lhe é devido.