O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) publicou a Portaria DTI/DIRBEN/INSS nº 156/2026, criando oficialmente o sistema INSS Empresa, uma nova plataforma digital destinada à consulta de informações previdenciárias de empregados pelas empresas. 

A medida representa um avanço na digitalização da relação entre empregadores e Previdência Social e deve impactar diretamente as rotinas de RH, Departamento Pessoal, Saúde e Segurança do Trabalho (SST), jurídico trabalhista e medicina ocupacional. 

O INSS Empresa passa a ser o canal oficial para consulta de informações relacionadas aos afastamentos previdenciários e benefícios dos empregados durante a vigência do vínculo empregatício, substituindo o antigo sistema Conadem (Consulta Auxílio-Doença por Empresas). 

Segundo a regulamentação, o objetivo da plataforma é ampliar a agilidade no acesso às informações, aumentar a transparência dos dados previdenciários, reforçar a segurança das consultas e melhorar a integração entre empresas e INSS. 

A Portaria entra em vigor em 15 de maio de 2026. Embora o detalhamento operacional ainda dependa da evolução do sistema, a plataforma permitirá às empresas acompanhar informações relacionadas a afastamentos previdenciários, concessão de benefícios por incapacidade, situação previdenciária do empregado, histórico de afastamentos e atualizações em tempo real sobre benefícios. 

Também há expectativa de integração mais eficiente com o eSocial, sistemas de folha de pagamento, SST, medicina ocupacional e controles internos de afastamento. 

Impactos práticos para RHs e empresas 

O RH deverá ter acesso mais rápido às informações previdenciárias dos colaboradores, reduzindo a dependência de documentos físicos apresentados pelos empregados. Na prática, isso tende a melhorar a gestão do retorno ao trabalho, o controle de estabilidade provisória, o acompanhamento de afastamentos longos, o planejamento de substituições e a gestão de custos trabalhistas e previdenciários. 

A nova plataforma também exigirá maior integração entre RH, Departamento Pessoal, Medicina do Trabalho, Segurança do Trabalho e jurídico trabalhista. As empresas precisarão alinhar processos internos para acompanhamento de afastamentos, validação de informações previdenciárias, monitoramento de riscos ocupacionais e prevenção de passivos trabalhistas. 

Outro ponto relevante envolve a proteção de dados pessoais sensíveis. Informações relacionadas à saúde do trabalhador possuem proteção especial pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que exigirá das empresas medidas mais rigorosas de governança e segurança da informação. 

Nesse contexto, recomenda-se restringir acessos ao sistema, criar políticas internas de confidencialidade, registrar usuários autorizados, controlar compartilhamentos, manter trilhas de auditoria e garantir armazenamento seguro das informações. 

O uso inadequado desses dados pode gerar ações trabalhistas, responsabilização civil, autuações administrativas e danos reputacionais. 

Além disso, o acesso estruturado aos dados previdenciários poderá permitir que empresas identifiquem aumento de adoecimentos, reincidência de afastamentos, setores com maior risco ocupacional, possíveis falhas ergonômicas e problemas relacionados ao ambiente de trabalho. 

O que as empresas devem fazer agora? 

Diante da entrada em vigor da nova plataforma, é recomendável que empresas revisem seus controles internos e mapeiem como atualmente acompanham afastamentos previdenciários, identificando possíveis falhas operacionais. 

Também será importante definir responsáveis pelo acesso ao sistema INSS Empresa, revisar políticas relacionadas à LGPD, integrar áreas estratégicas e capacitar equipes para utilização correta da plataforma, manutenção da confidencialidade das informações e gestão adequada dos riscos trabalhistas e previdenciários. 

O momento é oportuno para que departamentos de Recursos Humanos e empresários revisem seus procedimentos internos e se preparem para essa nova realidade digital da Previdência Social.