Dando continuidade ao que tratamos no artigo da semana passada, a respeito da importância da padronização dos instrumentos contratuais e operacionais, que traz maior segurança jurídica e agilidade para o negócio, é de suma importância também a gestão desses instrumentos de forma a mantê-los sempre em sintonia com a dinâmica empresarial da companhia, com o propósito de atuarmos preventivamente e prepararmos a operação, caso tenhamos que nos envolver em algum disputa judicial no futuro.

É importante dizer que existem vários conceitos sobre gestão de contratos, sendo alguns no sentido de organização dos mesmos dentro da empresa, e outros considerando o acompanhamento dos acontecimentos ocorridos durante toda a vigência contratual (durante a “vida” do contrato). Consideraremos para este artigo, apenas este último conceito, norteando as seguintes indagações: (i) porque um contrato padronizado precisar ter prazo de validade? (ii) porque um contrato assinado pelas partes não pode ser esquecido na “gaveta” ou em “arquivo digital”?

Um contrato que já esteja padronizado para a operação necessariamente precisa ser revisto de “tempos em tempos”, considerando como termômetro e parâmetro a própria dinâmica da operação empresarial da companhia, para que o instrumento contratual esteja sempre em sintonia com o objeto social da empresa (venda de produtos ou serviços) e mantenha-se atual de acordo com o mercado. Cabendo ressaltar que um bom contrato é aquele que está juridicamente correto (de acordo com a legislação/jurisprudência/prática jurídica) e   comercialmente adequado para a operação.

Cabe trazer aqui exemplos vivenciados com alguns de nossos clientes:

• padronização de todos os contratos de locação e sublocação de cliente varejista, que loca e subloca espaços em sua loja para pequenas e médias empresas – estabelecemos um prazo anual de revisão dos contratos e outros instrumentos que norteiam a operação locatícia e que serão utilizados para novos negócios, neste momento ouvimos o gestor interno dessas locações, indagando-o se houve muita devolutiva de contrato (discussão com a outra parte); se houve alguma cláusula que gerou mais questionamento; o que ele acha que deve ser alterado para facilitar o fechamento do negócio com o seu prospect; se houve alteração do perfil dos locatários e sublocatários; entre outras considerações importantes. Em relação a este exemplo, há percepção de melhoria na análise de cada ano que se revisa;
• padronização dos contratos de representação comercial – para um cliente indústria de cosméticos e que serão utilizados para novos negócios, que possui como canal de venda operações com representantes. Neste caso, entendemos que o período para releitura do contrato juntamente com o cliente deve ser semestral, visto que a dinâmica da operação é bem diferente das locações e sublocações citadas acima. Também ouvimos o gestor dos representantes comerciais, bem como levantamos informações de mercado e jurisprudência sobre discussões contratuais, visto que a Lei de Representação Comercial é datada de 1965, o que leva os nossos tribunais a interpretarem constantemente seus artigos.

Nos dois exemplos acima, podemos chegar às seguintes conclusões: (i) a minuta para novos negócios (novas locações/novos representantes comerciais) precisa ser revista e muitas vezes alterada e assim apresentamos uma substitutiva atualizada: (ii) a minuta atual, já assinada, também precisa ser alterada por alguma condição comercial e deverá sofrer alteração (Exemplos: → contrato de locação: os lojistas não podem utilizar mais o estacionamento do supermercado para uso próprio e de seus empregados; → Contrato de Representação Comercial: a dinâmica do pagamento das comissões foi alterada de acordo com a legislação). Nesses dois casos, os respectivos contratos devem ser aditados para melhoria e segurança jurídica para ambas partes.

Verifica-se assim a importância de não deixar “engavetados” os contratos já assinados, bem como de revisar as minutas padronizadas, os quais, necessariamente, devem ser acompanhados e auditados internamente, considerando a atenção ao cumprimento das obrigações assumidas pelas partes a cada fase do contrato, com possibilidade de notificações extrajudiciais ou e-mails intermediários, aditamentos contratuais, termos de quitação de obrigações, entre outras providências, onde as partes envolvidas são chamadas à responsabilidade, sempre com o propósito de manter a contratação em nome da boa-fé presente nos negócios ou até mesmo legitimarmos uma rescisão justificada do contrato por descumprimento insanável. Não são raras as vezes que os clientes nos procuram com situações de impasses contratuais relevados e não documentos durante a vigência do contrato, e que nos dá pouco respaldo jurídico para uma rescisão imediata do contrato.

Por fim, fica evidente que a gestão interna desses contratos e instrumentos contratuais, sejam eles documentos padronizados ou não, já assinados ou não, é um ponto focal importante para as empresas, especialmente sob a motivação de manutenção do seu contrato atual de acordo com as exigências de mercado para os novos negócios, bem como preparados para o enfrentamento em eventuais demandas judiciais futuras.

Os advogados da Área Contratual do Duarte Tonetti Advogados estão à disposição para prestar outros esclarecimentos que se fizerem necessários.