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Boas Práticas para o eSocial: Procurações e Substabelecimentos Eletrônicos
Com a entrada em vigor do eSocial, em julho de 2018, para as empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões/ano, a questão da outorga de procurações e substabelecimentos eletrônicos deve ser um ponto de atenção, sobretudo para as empresas que compartilham com seus prestadores de serviços o lançamento das informações, seja através de escritórios de contabilidade ou empresas de saúde e segurança do trabalho.
 
Esse perfil de empresa, via de regra, conta com uma estrutura mais enxuta quanto ao seu quadro de empregados, sendo que sua atenção está voltada para o cumprimento das obrigações ligadas ao conteúdo das informações que serão exigidas pelo eSocial.

O cerne da questão a qual nos debruçamos não está ligada diretamente ao conteúdo a ser transmitido, mas sim aos poderes delegados e à responsabilidade que envolve essa transmissão (compartilhamento de informações), assunto esse que também merece atenção por parte dos empresários.

Isso porque, no eSocial, a outorga de procurações e substabelecimentos funcionará da seguinte forma:

A Procuração Eletrônica permite ao outorgante delegar poderes para a transmissão de eventos no eSocial através de um CNPJ ou CPF determinado.

O outorgado, ou seja, quem recebe tais poderes, pode lançar todas as informações para o eSocial em nome da tomadora de serviços.

A título de exemplo, para que a Contabilidade possa fazer o envio das informações relacionadas ao CNPJ da empresa, referentes à sua folha de pagamento, deve haver uma Procuração Eletrônica cadastrada pela empresa tomadora no eSocial.

O referido procedimento (outorga de procuração) garante que essas informações possam ser lançadas por terceiros. Com isso, quando o eSocial for enviado, no arquivo XML constará a informação da empresa e qual o procurador que enviou as informações.

Para que a Procuração Eletrônica possa ser utilizada é necessário que o outorgado possua o outorgante cadastrado, indicando que ele utiliza do seu certificado digital para enviar os seus dados.

Conforme o exemplo acima, o prestador de serviços deve ter a empresa tomadora cadastrada no campo destinado a “Guia Empregadores”.

Sem este cadastro inicial o arquivo XML será rejeitado, de modo que não será permitida autorização para a emissão dos dados.

A empresa deve estar atenta às regras de validação para assinatura de documentos segundo o tipo de inscrição, bem como os procedimentos para definição dos perfis da procuração, clicando neste link:

Com relação à escolha de perfis, é importante destacar que a responsabilidade será do outorgante em relação às informações, ainda que essas sejam prestadas por terceiros procuradores e/ou substabelecidos.

As informações sobre os perfis que podem ser escolhidos estão no item 8.2 do Manual de Orientação do eSocial.

Antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações este deverá ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).

O certificado digital deverá ser do tipo A1 ou A3.

Ressaltamos que a empresa outorgante deve estar atenta a quais são os perfis de procurações existentes e avaliar a quem irá outorgá-los, pois será através desse procedimento que será verificado se há possibilidade ou não de substabelecer para terceiros, lembrando que a responsabilidade pelas informações prestadas é do outorgante.

Por fim, é importante notar que embora a terceirizada possa utilizar o e-CNPJ da empresa contratante, esse procedimento não é recomendado. Isso porque não será possível rastrear a identidade da pessoa física responsável pelo preenchimento das informações no sistema.

Dessa forma, em caso de sonegação, dados errados ou incompletos, quem responderá por qualquer problema ou inconsistência é quem contratou o serviço, a companhia que cedeu o e-CNPJ.

Por isso é importante que esse terceirizado possua um e-CPF que é identidade eletrônica da pessoa física.

O escritório Duarte e Tonetti possui uma equipe especializada e com vasta experiencia em questões trabalhistas e pode auxiliar nas dúvidas que a empresa venha a ter no momento da outorga dessas procurações, apta a prestar a assessoria necessária à implantação do eSocial na empresa, inclusive no tocante à outorga de procurações.


Gabriela de Britto Maluf - Advogada da área Trabalhista do Duarte e Tonetti Advogados

* Este artigo tem caráter meramente informativo e é destinado exclusivamente aos nossos clientes, não se tratando, portanto, de parecer ou aconselhamento jurídico.